Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que se encuentra integrada en el conjunto de programas de la empresa Office, que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.
Partes de la pantalla inicial de Excel 2010
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuación
Describiré brevemente cada elemento para conocer más de cada uno.
La pestaña archivo: Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
Barra de titulo: Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha se encuentra los botones para minimizar, maximizar y cerrar archivo.
Barra de inicio: La barra de inicio contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos...
Barras de herramientas: La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las pestañas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma automática: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
Asistente para funciones: O barra de fórmulas, nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.
Barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Barra de estado: Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro) que son Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.
Conceptos de Excel
Libro de trabajo: Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
Hoja de Cálculo: La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,...AA, AB,...IV, etc.
Valores constantes: Son los datos que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Funciones: Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Fórmulas: Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
Celda:La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.
Rango: Es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en la imagen siguiente:
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicó a continuación:
- INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
- TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
- CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón
de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Tipos de datos
Valores constantes: Son los datos que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Funciones: Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Fórmulas: Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";"en algunos casos por "," eso dependerá de los requerimientos de cada programa.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
- Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece es como el que se muestra a continuación:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
- Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda como en la siguiente imagen:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como
que nos permitirá saber más sobre el error.
- Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Existen diferentes tipos de errores y veremos que significa cada tipo de error:
#¡NUM!: Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0!: Cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE?: Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#¡REF!: Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM!: Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO!: Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:B3 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la B3, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+B1+B2+3
Una de las ventajas de la funciones es que nos facilita las operaciones de ciertas celdas.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula
Ejemplo: =SUMA(A1:A3,RESTA(B1:B3))
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) o coma () esto dependerá del programa de Excel.
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:B3 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la B3, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+B1+B2+3
Una de las ventajas de la funciones es que nos facilita las operaciones de ciertas celdas.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula
Ejemplo: =SUMA(A1:A3,RESTA(B1:B3))
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar Función
Para insertar cualquier función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda siga los siguientes pasos:
- Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
- Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
- Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón
de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.Funciones más frecuentes
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. A continuación describiré las más utilizadas:
Autosuma: En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...
Funciones de fecha y hora
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
- AHORA: Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.
- AÑO: Convierte un número de serie en un valor de año.
- DIA: Convierte un número de serie en un valor de día del mes.
- FECHA: Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.
- HORA: Convierte un número de serie en un valor de hora.
- HOY: Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.
- MES: Convierte un número de serie en un valor de mes.
- MINUTO: Convierte un número de serie en un valor de minuto.
Funciones de texto
- CARACTER: Devuelve el carácter especificado por el número de código.
- CODIGO: Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.
- CONCATENAR: Concatena varios elementos de texto en uno solo.
- DECIMAL: Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.
- IGUAL: Comprueba si dos valores de texto son idénticos.
- LIMPIAR: Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
- MONEDA: Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).
- NOMPROPIO: Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
- REPETIR: Repite el texto un número determinado de veces
- SUSTITUIR: Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.
Funciones matemáticas y trigonométricas
- COS: Devuelve el coseno de un ángulo
- ENTERO: Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
- EXP: Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado
- PRODUCTO: Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos
Funciones estadísticas
- MAX: Devuelve el valor máximo de la lista de valores.
- MIN: Devuelve el valor mínimo de la lista de valores.
- MEDIANA: Devuelve la mediana de la lista de valores.
- PROMEDIO: Devuelve la media aritmética de la lista de valores.
Funciones lógicas
- SI: Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición.
- NO: Invierte el valor lógico proporcionado.
- FALSO: Devuelve el valor lógico Falso.
- VERDADERO: Devuelve el valor lógico Verdadero.
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